Es jueves por la tarde. El lunes llega el ente acreditador y Laura, coordinadora de calidad, tiene tres carpetas abiertas y una hoja de cálculo que nadie actualiza desde marzo.
Su reto parece simple: demostrar que cada inspector que salió a campo tenía su competencia vigente y usó un equipo calibrado. El problema es que esa respuesta vive repartida en cuatro lugares.
A las siete de la noche descubre que el equipo de un inspector tiene la calibración vencida hace dos semanas. Él todavía tenía visitas asignadas. El villano no es el inspector: es el cruce manual que nadie alcanza a hacer a tiempo.
La pregunta
«¿Qué inspectores no pueden salir a campo hoy y por qué?»
También puede preguntar
- «Muéstrame la matriz de competencia de la sede Norte.»
- «¿Qué equipo usó cada inspector en sus visitas de la semana pasada?»
Qué responde y por qué importa
- 1
Vigencias cruzadas en una respuesta
El asistente reúne lo que RETGAS ya registra: vigencias y acreditaciones del personal, licencia y calibración de los equipos. Le dice quién está habilitado y, si alguien no lo está, cuál es el motivo.
- 2
Matriz de competencia sin armarla a mano
Pida la matriz por sede o por tipo de inspección y la recibe ordenada, con lo que vence pronto señalado. Usted decide qué hacer con ella.
- 3
Trazabilidad de equipo por visita
Qué equipo usó cada inspector en cada visita, con su estado de calibración en esa fecha. Es la evidencia que el ente acreditador pide y que hoy toma días reunir; con la pregunta correcta, se prepara en minutos.
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Laura no necesitaba otra carpeta. Necesitaba hacer una pregunta y recibir una respuesta con soporte. Si su organismo prepara una auditoría, empiece por aquí.
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